Erfolgsfaktor Wissensmanagement

In den meisten Unternehmen wird im Laufe von vielen Jahren ein gewaltiges Fach- und Erfahrungswissen in den Köpfen einzelner ExpertInnen aufgebaut, das im Falle einer Pensionierung oder Kündigung teilweise verloren geht. Das hat verschiedene Gründe:

  • Viele Aspekte dieses Wissensschatzes existiert nur in den Köpfen der jeweiligen MitarbeiterInnen und wird nie systematisch dokumentiert.
  • Im Falle einer Kündigung reicht die Zeit nicht aus, um alle offenen Arbeiten abzuschließen und das wichtige Wissen zu dokumentieren.
  • Die NachfolgerInnen werden im Normalfall eingeschult, die Zeit dafür ist oft sehr kurz bemessen. Oft sind die Vorgänger bereits ausgeschieden – wer sollte dann die Einschulung machen?
  • Der Wert des Wissens der langjährigen MitarbeiterInnen wird oft unterschätzt. zu spät kommt man drauf, wie wichtig es gewesen wäre.
  • Aus Kostengründen wird das Wissen nicht sichergestellt, es gibt keine (klare) Stellvertretung und keinen Ausfallschutz. Bei plötzlichen Unfällen oder längeren schweren Krankheiten haben vor allem kleinere Betriebe große Probleme.
  • Manche Unternehmen nehmen das Risiko zum Teil bewusst in Kauf, um Kostenvorteile zu haben.
  • Es wird oft unterschätzt, dass impliziertes Wissen nur in den Köpfen einzelner Menschen existiert und nicht mit einem „Speichern“-Befehl digital gesichert werden kann. Es steht damit der Organisation nicht zur Verfügung.
  • Mit Wissensmanagement wird oft ein großer Aufwand verbunden, der einen abschreckt.

Wissensmanagement muss weder teuer noch aufwändig sein. Es ist in einer einfachen Form auch für kleinere Unternehmen machbar. Vorab sollten folgende Fragen geklärt werden:

  • Welchen Personen gehen in den nächsten Jahren in Pension? Sind die Nachfolger schon geplant? Wurden schon Schritte gesetzt, um das Wissen zu transferieren?
  • Welche Personen sind „kündigungs“-gefährdet? Wer hat ab und zu einmal einen Satz fallen lassen, an eine Veränderung zu denken? Wer würde diese Personen ersetzen?
  • Welche MitarbeiterInnen gehen geplant in Karenz? Wer übernimmt ihr Wissen?
  • Welche Personen machen intern Karriere oder wechseln intern in andere Bereiche? Wie wird ihr Wissen sichergestellt?
  • Welche Personen sind , bezogen auf ihr Expertenwissen, Schlüsselpersonen, die im Falle eines plötzlichen Ausscheidens (Unfall, Krankheit) eine große Lücken reißen und damit ein hohes Risiko für das Unternehmen bedeuten würden?

Praxisbeispiel:

In einem mittelgroßen Dienstleistungsunternehmen wusste man seit langem, dass eine Reihe von dienstälteren ExpertInnen in den nächsten Jahren in Pension gehen würden. Deren (Erfahrungs-)Wissen machte aber den eigentlichen USP (Wettbewerbsvorteil) dieses Unternehmens aus. Dem Geschäftsführer war das bewusst. Er wollte und konnte jedoch nicht sehr viel Zeitressourcen in das Thema Wissensmanagement stecken. Daher entwickelten wir eine „kostenverträgliche“ Miniform.
Es wurden alle kritischen „Schlüsselpositionen“ definiert.
In einem Management-Workshop wurde die Bedeutung des Wissensmanagements für das Unternehmen aufgezeigt und verschiedene Methoden für den Wissenstransfer und die Wissenssicherung diskutiert. Am Ende wurde mit allen Führungskräften, die in ihren Teams Schlüsselpersonen hatten, (das Ziel) vereinbart, innerhalb von sechs Monaten das wichtige Wissen zu erheben und zu dokumentieren. Die Methode war freigestellt. Ein Mitarbeiter der HR-Abteilung stand als interner Berater zur Verfügung.
In einem Kurz-Workshop wurden für interessierte Führungskräfte und MitarbeiterInnen die Methoden der Wissenslandkarte, der Wissensstaffette und des Wissensinterviews in der Form eines wertschätzenden „Appreciative Inquiries“ trainiert.
Nach den sechs Monaten gab es eine Bestandsaufnahme, wie weit die Umsetzung gelungen war.
Durch den hohen Grad der Selbstbestimmung war der Wissenstransfer zwar sehr unterschiedlich gestaltet, jedoch hatten alle Führungskräfte die Bedeutung und Notwendigkeit erkannt und neben der Tagesarbeit motiviert für die Sicherung und Weitergabe des wichtigsten Wissens gesorgt.

Weitere Infos zu den Methoden erfahren Sie im Kapitel „Praxistipps für unkompliziertes Wissensmanagement“.

Überlegen Sie für Ihren eigenen Bereich: Welches Wissen ist unbedingt zu sichern und wie viel Risiko ist Ihnen das wert?

Autor: Mag. Gerhard Ratz

Mag. Gerhard Ratz

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Weitere Infos siehe Gerhard Ratz

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